Что такое документооборот — определение, его виды и алгоритм движения документов

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Документы — это неотъемлемая составляющая жизни и деятельности человека в современном мире.

Каждый день мы либо оформляем документы, либо их получаем, либо отправляем. Они как бы живут своей обособленной жизнью.

Заглянем под покров тайны и узнаем, что такое документооборот, какие формы бывают, и каков алгоритм оборота документов.

Значение слова документооборот — что это

Это сложносоставное слово («документ» и «оборот»). То есть, документооборот — это жизненный цикл документа: от оформления и до архивации (или утилизации, если он никому оказался не нужен).

Вывод: документооборот — это организация процесса движения и учета документов.

Он является составной частью делопроизводства. Подробней о документах и делопроизводстве можно прочитать в других статьях нашего блога.

Документы могут быть оформлены на бумажных носителях и в электронном формате. Поэтому и документооборот может быть разный: стандартный, электронный и смешанный. Об электронном читайте в статье далее.

Что входит в цикл документооборота

Немного о документах:

1. документы, которые поступают в какую-либо организацию (компанию, учреждение и т.д.), называются входящими;
2. документы, отправляемые из организации, называются исходящими;
3. документы, необходимые для функционирования организации и используемые внутри нее, называются внутренними;
4. документы, которые фиксируют какую-либо хозяйственную операцию, называются первичными.

Алгоритм документооборота входящего документопотока:

1. поступление входящих документов в организацию;
2. первичная обработка выполняется лицом (лицами), в чьих служебных обязанностях это прописано;
3. регистрация входящих документов в специально созданном реестре входящей документации (как правило, это многостраничный журнал). Процесс регистрации — это следующие действия:
   1. запись наименования отправителя,
   2. запись даты поступления (если документ срочный, то записывается и точное время поступления),
   3. присвоение входящему документу номера (по порядку реестра регистрации);
4. передача документов на рассмотрение руководству;
5. создание внутренних документов на основании входящих (при необходимости);
6. передача их на исполнение соответствующим отделам или персонально каким-либо сотрудникам;
7. передача их в архив (или в иное место хранения).

Алгоритм документооборота исходящего документопотока:

1. составление и оформление документа;
2. согласование сведений, содержащихся в нем;
3. подписание его уполномоченным сотрудником;
4. снятие копии для хранения;
5. регистрация в реестре исходящих документов (регистрация осуществляется аналогично оформлению входящей документации);
6. отправка документа получателю (почтой, курьером, в электронном формате).

Формы документооборота

Главная задача документооборота и лиц, уполномоченных вести делопроизводство в какой-либо организации — минимизировать время прохождения, прохождение документа из точки А (прием) до точки Б (архивация), независимо от направлений движения: горизонтального (между подразделениями одной ступени иерархии) или вертикального (между подразделениями разных уровней).

Использование стандартизированных форм документооборота позволяет выполнить оптимизацию движения документов в любой организации. Принято различать 3 формы:

1. Централизованная. Главный принцип такой формы — аккумулирование всех документов в одном специализированном подразделении. Например, в канцелярии.
2. Децентрализованная. В этом случае документооборот осуществляется в разных структурах . Такая форма актуальна, если компания состоит из нескольких территориально удаленных подразделений.
3. Смешанная — подразумевает совокупность характеристик первых двух форм.

Принципы грамотного документооборота

Руководитель любой компании знает, что порядок в документах — одна из составляющих успешной хозяйственной деятельности.

Именно поэтому при работе с документами следует придерживаться основополагающих принципов грамотного документооборота:

1. четкости движения по горизонтальному и вертикальному документопотоку;
2. непрерывности процесса: нельзя откладывать работу с документами «на потом» и задерживать время прохождения по каждому из ранее перечисленных этапов алгоритма документооборота.

Бухгалтерский документооборот

Оборот бухгалтерских документов имеет свою специфику. Проанализируем особенности в таблице:

Электронный документооборот

Данный вид документооборота подразумевает, что его жизненный цикл проходит в электронном формате.

При этом внешние (по отношению к конкретной организации) документы «обращаются» посредством сети интернет, а внутренние — через локальные сети организации.

Внутренний электронный документооборот осуществляется примерно по такой схеме (могут быть вариации в зависимости от специфики компании):

1. в локальной сети организации создается база данных, в которой аккумулируются все документы;
2. они разносятся по отдельным папкам в зависимости от их назначения. Допустим, есть папка «Бухгалтерия», есть «Кадры», «Маркетинговый отдел», «Производство» и т.д.;
3. работа с документами в плане корректировки, модификации и т. д. осуществляется сотрудниками, имеющими на это полномочия.

Для обеспечения оптимального электронного документооборота созданы специальные прикладные компьютерные системы. Одной из наиболее применяемых является «1С»: